Een bedrijfsevenement organiseren begint vaak enthousiast. Er zijn ideeën, wensen en verwachtingen. Maar in de praktijk zien we dat veel organisaties te snel in de uitvoering schieten. De locatie wordt bekeken, het programma krijgt vorm en leveranciers worden benaderd, terwijl de belangrijkste vraag nog onvoldoende beantwoord is:
Wat willen we met dit evenement écht bereiken?
Bij dtevents geloven we dat een evenement pas impact maakt wanneer het is gebouwd op een sterke strategische basis. Daarom ontwikkelden wij de checklist. Een praktisch hulpmiddel dat organisaties helpt om stil te staan bij de juiste vragen, richting te bepalen en bewuste keuzes te maken.
Waarom een checklist vóórdat je begint
Een evenement is meer dan een moment op de kalender. Het is een middel om te verbinden, te inspireren, te motiveren of te activeren. Zonder helder doel bestaat het risico dat een event:
leuk en goed georganiseerd is, maar weinig effect heeft
te veel losse ideeën bevat zonder samenhang
of niet aansluit bij de doelgroep
De checklist helpt om eerst te vertragen, te reflecteren en focus aan te brengen. Zo ontstaat er rust in het proces en ruimte voor creativiteit die daadwerkelijk bijdraagt aan het beoogde resultaat.
De checklist als startpunt van jouw eventreis
Beantwoord per vraag met ‘ja’ of ‘nee’. Voor elk ‘ja’ krijg je 1 punt.
1. Doel & richting
- Kun je in één zin zeggen waarom jullie dit evenement willen organiseren?
- Heb je al voor ogen wat er bereikt moet worden met het evenement? (Bijvoorbeeld verbinden, inspireren of motiveren)
- Heb je de welke doelgroep organiseer je het evenement?
- Weet je hoeveel mensen er worden verwacht?
- Kun je benoemen wat deelnemers moeten meekrijgen of voelen na afloop?
- Weet je wanneer het evenement is geslaagd?
2. Timing & organisatie
- Is het duidelijk wie binnen de organisatie beslissingen kan nemen over het evenement?
- Is er een globaal budget bepaald voor het evenement?
3. Creatie & inspiratie
- Heb je al een richting, idee of gevoel voor het soort evenement dat jullie voor ogen hebben?
- Zijn er onderdelen die voor jullie extra belangrijk zijn? (Denk aan medewerkersbetrokkenheid, innovatie, impact et cetera).
- Hebben jullie al thema’s in gedachten?
4. Ondersteuning & verwachtingen
- Weet je al waarbij je graag hulp zou krijgen (concept, creatie, organisatie, regie)?
- Wil je dat we met jullie meedenken over het doel of juist over de invulling en creativiteit?
- Is het bekend of jullie een intern projectteam opstellen voor de organisatie of juist alleen 1 contactpersoon hebben?
- Weet je wat je verwacht van een externe partij om voor jullie het meest waardevolle resultaat te krijgen?
Wat vertelt jouw score?
Tel het aantal ‘ja’-antwoorden bij elkaar op en ontdek waar jullie staan:
0 – 5 keer “ja” Jullie staan aan het begin.
Dit is het ideale moment voor onze masterclass “van idee naar impact”. Wij helpen jullie het doel helder te krijgen en maken samen een sterke basis voor jullie evenement.
6-10 keer “ja” Jullie hebben een goede basis.
Perfect, de basis is er! Een brainstorm met onze professionals zal ingezet worden om een creatieve vertaalslag te maken vanuit het doel. Wij helpen vormgeven, aanscherpen en impact toevoegen.
11-15 keer “ja” Jullie zijn klaar voor de volgende stap.
Het is tijd om meters te maken! Wij nemen jullie mee in een vrijblijvend adviesgesprek waarbij we conceptontwikkeling, productie en organisatie zullen behandelen. Jullie doel, onze uitvoering.
Van checklist naar een betekenisvol evenement
Een sterke voorbereiding zorgt ervoor dat alle keuzes die je maakt bijdragen aan hetzelfde doel. Dat geeft rust, richting en uiteindelijk een veel groter effect op je doelgroep.
Bij dtevents begeleiden we organisaties van strategie tot realisatie. Of het nu gaat om een jubileumfeest, personeelsfeest, congres, productlancering of studiedag: wij zorgen voor een evenement dat klopt van begin tot eind.
Wil je sparren over jullie score of volgende stap?
Valentina Pos
Auteur